引継ぎ資料の作成が予想通り、いや予想をはるかに超えるレベルで難航している。
似たような同志がいないか、ネットで探してみたが、残念ながら、私と似たようなケースは見当たらなかった。
私の場合というと
・社内一人だけのWEB担当者の引継ぎ
・社内一人だけの通販管理者の引継ぎ
・社内一人だけのシステム担当者の引継ぎ
というだけでも難儀なのだが、
これだけなら、中小企業あるあるではないだろうか。
今回の場合、それに加えて、
・後任が見つからない。どころか、社内で誰に引き継ぐか、さえ決まってない。
という有様である。
退職届出してから一か月以上たつのに、このザマとは・・・。
こんなことなら、会社への恩情を考慮して、3か月も期間を設けるべきではなかったと、少し後悔している。
なぜここまで経営陣の動きが遅いのか、上司に聞いてみたところ、
・私の気が変わる可能性を考えていた
・それだけ大事なので、会社としては慎重に動かざるを得なかった
ということらしい。
いやいや・・・。
すみませんが一言いっていいかな？
そういうとこですよ？（辞めようと思ったきっかけは）
正直、子供の言い訳というか、問題から逃げているようにしか、聞こえません。
会社としては、後任をいち早く見つける、または育てる、が最優先のミッションのはず。
私の退職をどうして止めたいなら、再度、場を設けるなりして、説得すればよかった。もちろん、どんな条件を突きつけられようと、首を縦に振る気はなかったけどね。
だが、ダメならダメで、それでさっさと決断をすべきだった。
スピード遅い中小企業とか、目も当てられないでしょ。ほんと。
なんだか、こういう会社がドンドンつぶれていくのだろうなぁ、と寂しくなる。
行動する勇気がないなら、現社長はとっとと引退してください。二代目のためにね。自分では分からないくらい、成金根性が末期なんでしょうけども。
さて、というわけで、だれが仕事を引き継ぐのか、また、そもそも後任が現れるのかさえ、分からない状況なので、引継ぎ資料を作るモチベも上がらず、どのレベルで作ればよいのか見定めができないので、日々、頭を悩ませているわけである。
とはいえ、同じように、うーんうーんで終わったら、私も会社と同じなので。
もう方針を決めることにした。それは下記のような感じである。
①自身の仕事を20種類に分割し、一つにつき1枚の引き継ぎ書を作成する。
②引継ぎ書は、明るく、分かりやすいデザインにまとめる。(office引継ぎ書を参考にした。
http://origin2.cms.ms.akadns.net/ja-jp/office/2013/stylecatalog/word/word06.aspx ）
③引継ぎ書にある作業は、実際に私が行っている所を、すべてキャプチャーで動画化し、添付する。（画面キャプチャーは こちらのツールを利用した。
https://www.apowersoft.jp/free-online-screen-recorder ）
まず、属人的な業務をしている人は、おそらく引き継ぐ仕事を、リストアップしていくと膨大な量になるはずだ。
だが、キリがないので、できれば１０。最大でも２０に絞ろう。足らなければ、無理にでもグループ化して、この数に収めよう。
まず、ここから始めないと、引継ぎ作業は一歩も前に進まない。
次に、後任が決まってないとなると、どんなレベルの人間が読むことになるかわからない。
であれば、アレコレ無駄な心配をするのはやめて、とにかく「分かりやすさ」を中心に考える。
ネットで「引き継ぎ書」を調べると役所の書類みたいなテンプレートがわんさか出てくるが、読む側の立場になれば、あんなものは読む気が失せると分かると思う。
デザイン的に読みやすくするだけで、相手に対し、「理解してもらおうと頑張ったんだな」と思ってもらうことは可能、というか、むしろ、そっちが大事である。
デザインに慣れていない人は、天下のMicrosoft様が、実にいいテンプレートを準備してくれているので、そのまま使うか、少しアレンジして利用しよう。私も流用させてもらった。
最後に、どうも引き継ぎ書というと、文章的なものを想像しがちだが、何枚もある手順書なんて、読む方も作る方も大変だし、実際にやりだすと、そんなに隅から隅まで読まないものだ。
なので、私は全体的な説明、および、業務の目的については、A4一枚の引継ぎ書に収め、あとは、すべて「動画」で説明することにした。
１業務－１引継ぎ書ー１動画
という感じである。
動画は、私が実際にその業務をするところをキャプチャーしたもの。
ついでに、分かりにくそうなところは、テキストで注釈を入れておく。
これだけである。
何個かツールを試したが、会社のボロPCだと、スペックが足らないのか、動画の変換ができなかったり、無料版だと5分までの制限があって使えなかったりしたので、結局、
ApowersoftのPC画面録画フリーソフト
https://www.apowersoft.jp/free-online-screen-recorder
というのに落ち着いた。
これは動作も軽く、変換も問題なかった。また、動画中に、テキストで注釈を入れられる。時間制限もなし。当然、無料。文句なしでおすすめである。
そもそも、今時、全部、テキストで資料を作ること自体が時代遅れでないかと思う。
資格や学校の勉強も、今では動画化が進んでいる時代だ。
引継ぎ資料も、正直全部動画でいいのではないかと思う。
作る方も楽だし、読む方も楽。
便利な引継ぎツールとか作ったら売れるのではないだろうか。これから転職、独立が増えるだろうし、マジで考えてみようかなと、一瞬思ったが、
会社が引継ぎツールに金を出してくれるか分からないし、退職者も、会社のために金を使おうと思わないか・・・。
となると、あくまで入り口と考えて、そこから広げるビジネスモデルがよいか。
ま、なんにしても、自分の引継ぎがうまくいってからの話である。これ以上、余計なトラブルが起きず、つつがなく引継ぎを終えられるように、願っている。
