議事録を作るのが早いですね、と言われた。
私は大体、会議が終わったら、30分以内には書き終える。そして、すぐ共有する。
これは大人数の会議ではなく、１対1のミーティングでも同じだ。
さきほどは、 初めての担当者と、 SkypeでオンラインMTGし、その後、すぐに、内容をまとめて、チャットワークに送った。
そこで言われたのが、「議事録作るのが早いですね」、である。
早ければいい、というワケでもないと思うが、これまで、上司、回覧者含め、文句を言われたことは殆どないので、大体、問題ないのだろう。
正直、私からすると、議事録が早いことは、そんなに偉ぶるものではない。
議事録がすぐ来たからと行って、みながすぐに動けるわけでもない。関係各所への確認、というものがある。急かされている感じがして、嫌な人もいるのではないだろうか。
私が議事録を30分以内に片付ける理由は、ただ一つ。
たんに、時間が経つと忘れるからだ。
前職時代を振り返ると、議事録が出てくるまで一週間を要するような部署もあったが、よく覚えていられるものだと、心から尊敬する。
私は一晩寝れば、大体忘れる。いや、むしろ、半日も持たない。
だから、３0分以内に書くしかないのだ。
全然、意識高い系でもない。必要性に迫られてのことである。
特に、35歳くらいから、この短期的な記憶力に衰えが生じているように感じる。大枠は抑えているのだが、細部を忘れてしまうのだ。
本筋に対して関係ない（主に社長の発言）、と自分が判断した内容は、脳が容量を最適化するため、勝手にデリートするのだろう。
主人思いで、実に喜ばしいことだが、自分にそうではなくても、客観的に重要な事実は、しっかり議事録に記録しておかなければ、後々困る。実に面倒なことである。
メモをとってないんですか？と言われるが、
日付・名称・金額など、数値的なものは、間違うと致命傷なので、メモで控えるが、それ以外の細かい発言や、方針などは、それほどメモにはとらない。そんなものまで全部控えていたら、キリがないし、会話に参加できない。
なので、記憶が頭に残るうちに、パパッと片付けてしまうのがちょうどいいのだ。
もし、30分では議事録をまとめられない、というなら、悪いのはあなたではなく、
おそらく会議自体に問題がある。
・そもそも、アジェンダが共有されてない（今回何を決めるか、が明確になってない）
・無駄に時間が長い（2時間以上）
など。
となると、あなたがやるべきことは、
会議開始前のアジェンダの共有、および、会議の進行をいかに円滑にするか、という2点に絞られる。本筋と関係ない話題に脱線し出したら、いいタイミングで、会話を誘導するのも効果的である。
これさえ、うまく出来れば、議事録など30分どころか、15分もあれば、お釣りがくる。
議事録など、所詮ただの記録であり、それ自体が価値を生むわけではない。
そんなものに、何時間もかけるなんて、非生産きわまりない。
あなたが社長なら、丸一日かけてすばらしい議事録を書き上げました！と言う社員を、素晴らしい！、と思うだろうか。
多分、人件費がもったいない、と思うだけであろう。
議事録なんて、大体でいいのである。大体で。あとは鮮度。
あえていうなら、短い時間でまとめるには、多少の文章構成力は必要になる。それは、正直、慣れるしかない。
文章を書く→ 人（主に上司）に添削してもらう→ やり直す
の繰り返しだ。近道はない。
私が新入社員の時は、10回以上ダメだしされるのは普通だった。30回くらいボツになったこともある。
当時、それが正しかったのか、今もそれが良いやり方なのか。それは分からない。
確かなのは、その経験があったからこそ、私はどんな会議でも、30分以内で議事録が書けるようになった、ということだけだ。
おそらく、始めたころから、ブログを下書きなしで、大体30分以内で書き終えることができるのも、このおかげでないか、と勝手に思っている。だからこそ、今も続いていると、言っても過言ではない。
以上、「議事録を書くのに何時間もかかってる・・・。これ意味あるのか・・・」と悩める方の参考になれば幸いである。
では。
